Unternehmen, die auf WeChat auftreten und kommunizieren möchten, benötigen einen Official Account. Nur damit können sie das volle Kommunikationspotenzial der Plattform nutzen. Obwohl es für ausländische Unternehmen noch nie so einfach wie 2021 war, einen Official Account anzumelden, birgt der Prozess dennoch ein paar Hürden, wenn man ihn das erste Mal durchläuft. Daher erklären wir die Schritt für Schritt, wie Unternehmen einen WeChat Official Account einrichten.
Grundlegende Fakten vorab:
Ein Official Account kostet pro Jahr 99 US-Dollar. Für die Einrichtung ist eine Kreditkarte notwendig.
Die Einrichtung geht nicht von heute auf morgen. Der gesamte Prozess nimmt grob zwei Wochen in Anspruch.
Ausländische Unternehmen können nur einen Service Account anlegen. Die Option „Subscription Account“ steht nicht zur Verfügung, diese richtet sich vor allem an Medien-Accounts und Blogs, daher empfehlen wir für Unternehmen ohnehin einen Service Account.
Folgende Dokumente sind für die Registrierung notwendig:
- Handelsregistereintrag
- Handyrechnung der vergangenen drei Monate von der Person, die als Ansprechpartner*in für den Registrierungsprozess genannt wird. Dabei muss der Name des Ansprechpartners/der Ansprechpartnerin auf der Rechnung stehen. Das ist gerade bei größeren Unternehmen oft nicht der Fall, das benötigte Dokument wird aber in der Regel von Mobilfunkunternehmen auf Anfrage ausgestellt.
- Ausweis oder Reisepass der Person, die als Ansprechpartner*in für den Registrierungsprozess genannt wird
- Visitenkarte des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin
Schritt 1 – Start der Registrierung
Um den Prozess zu starten, müssen Nutzer*innen zunächst einen Account anlegen. Dafür besuchen sie die Seite: mp.weixin.qq.com. Oben rechts kann die Sprache von Chinesisch zu Englisch geändert werden. Tipp: Wer eine deutsche Übersetzung benötigt, dem empfehlen wir, Google Chrome zu verwenden, da der Browser eine Übersetzung anbietet.
Anschließend klicken User*innen auf „Jetzt registrieren“. Daraufhin gilt es, die Account-Art auszuwählen. „Service Account“ sollte voreingestellt sein. Ansonsten einfach anklicken.
Schritt 2 – Basis-Angaben
Als Nächstes geben Nutzer*innen die jeweilige E-Mail-Adresse des gewünschten Account-Admins an, die zuvor für keinen anderen WeChat-Account verwendet worden sein sollte, und richten ein Passwort ein. An die angegebene E-Mail-Adresse geht ein Bestätigungs-Code, der eingegeben werden muss.
Danach fordert das System dazu auf, das Land auszuwählen,, in dem das Unternehmen sitzt, und den Account-Typ erneut auf Korrektheit zu prüfen. User*innen sollten noch mal genau prüfen, dass „Service Account“ ausgewählt ist. Ist alles richtig, auf den Button unten rechts klicken („Select & Continue“ im Englischen).
Schritt 3 – Unternehmensangaben
Folgende Angaben zum Unternehmen sind an dieser Stelle notwendig:
- Unternehmensart: Auswahl nur zwischen „Company“ und „Einzelunternehmer“ möglich
- Unternehmensname: Hier sollte der komplette Unternehmensname inklusive Rechtsform (GmbH, AG etc.) angegeben werden, am besten so, wie auf dem Handelsregistereintrag vermerkt.
- Handelsregisternummer
- Name des Admins: und zwar genau so, wie er auf dem Personalausweis steht und geschrieben wird. Hans-Peter Mustermann sollte also nicht Hans Mustermann angeben.
- Handynummer des Admins (am besten Arbeitshandy)
- Bestätigungscode, der an die angegebene Handynummer geschickt wird
- Ausweisnummer
Schritt 4 – Prüfen und bestätigen
Sind alle Angaben auf ihre Korrektheit geprüft, bestätigt man sie mit einem Klick auf den grünen Button. Hat alles geklappt, erhält man nach einiger Zeit eine Anmeldebestätigung.
Schritt 5 – Profil anlegen
Um ein Profil anzulegen, sind folgende Angaben nötig:
- Profilname (der Profilname muss dem Unternehmensnamen oder einer vom Unternehmen registrierten Marke entsprechen)
- kurze Einführung mit Infos zum Unternehmen
- Unternehmenssitz
Nach Bestätigung dieser Angaben ist das Profil erstellt. Ohne Verifizierung lässt sich jedoch noch nicht viel damit anfangen.
Schritt 6 – Account-Verifizierung
Die Verifizierung findet sich unter dem Menüpunkt „Settings“ oder „Einstellungen“ in der Leiste links. Wichtig: Sie muss spätestens 30 Tage nach der Registrierung beantragt werden, sonst löscht WeChat den Account! Nutzer*innen klicken dort auf „WeChat Verification“.
Mit Klick auf den grünen Button startet der Prozess. Wir empfehlen, die aufgelisteten Infos gründlich durchzulesen.
Nutzer*innen rufen nun unter dem angegebenen Link das Dokument „Official Application Letter“ auf und drucken es aus. Der Unternehmensname sollte auf dem Dokument genauso geschrieben werden wie im Handelsregistereintrag. Das gilt beispielsweise für die Groß- und Kleinschreibung einzelner Buchstaben. Jemand aus der Geschäftsführung muss unterschreiben und setzt am besten zusätzlich noch einen Unternehmensstempel drunter. Für die Unterschrift gilt: den Namen exakt wie im Handelsregistereintrag aufgeführt, also inklusive Sonder- und Satzzeichen sowie möglicher Zweit- und Drittnamen, in Druckbuchstaben gut leserlich schreiben. Nach Angabe des Datums ist das Dokument fertig ausgefüllt.
Daneben verlangt das System folgende Dokumente:
- aktueller Handelsregistereintrag, Übersetzung nicht notwendig (Dokument 1)
- Visitenkarte (Dokument 2) und beide Personalausweisseiten (Dokument 3) der Person aus der Geschäftsführung, die den Verification Letter unterschrieben hat
- Personalausweis (Dokument 4)
- Handyrechnung der vergangenen drei Monate (Dokumente 5, 6 und 7) von der Person, deren E-Mail-Adresse bei der Account-Einrichtung angegeben wurde
- gültige Kreditkarte zur Zahlungsabwicklung
Dementsprechend sollten User*innen schlussendlich sieben Dokumente plus Kreditkarteninfos vorliegen haben (siehe Hinweise in Dokumentenliste).
Nutzer*innen müssen alle Dokumente als JPG/PNG hochladen. Physische Unterlagen, wie Ausweise und Visitenkarten, lassen sich dazu unkompliziert einscannen. Wer ein digitales Dokument nicht zu einem JPG umwandeln kann, macht am besten einfach einen Screenshot und speichert diesen im korrekten Format ab. Zusammengehörige Unterlagen, beispielsweise Vor- und Rückseite eines Personalausweises, müssen jeweils als eine Datei hochgeladen werden.
Als letzten Schritt hat man noch die Möglichkeit, einen Markenschutz für den Account-Namen zu beantragen, sofern die Marke in China geschützt ist. Ansonsten wählt man die Option „Custom Name“.
Wichtig für deutsche Unternehmen: Unbedingt die Option E-Invoice anklicken, sollte eine Rechnung für die Buchhaltung notwendig sein.
Sobald alles vorliegt, lädt man die Dokumente hoch, prüft alles und bestätigt die Einreichung. Jetzt wird man an das Payment-Portal weitergeleitet und muss per Kreditkarte oder WeChat Pay die Verifizierungsgebühr von 99 US-Dollar bezahlen.
Danach heißt es warten.
Schritt 8 – Es kann losgehen!
Nach der Freischaltung können Unternehmen den WeChat-Account für die Kommunikation einsetzen. Da eine Verifizierung nur für zwölf Monate gilt, müssen Verantwortliche den Prozess ab Schritt 6 jedes Jahr aufs Neue durchgehen. Um keine Lücken in der Kommunikation entstehen zu lassen, sollte man damit rechtzeitig beginnen. Denn bis alle notwendigen Dokumente beisammen sind, kann es schon mal etwas dauern.
Für jemanden, der diesen Prozess das erste Mal durchläuft, mag das zunächst abschreckend klingen. Geht man jedoch alles wie von uns beschrieben Schritt für Schritt durch, ist das Anlegen und Verifizieren eines WeChat-Accounts relativ unkompliziert.
Die WeChat-Verifizierung wäre damit geschafft, doch das ist lediglich der erste Schritt zu einer zielführenden Kommunikation mittels der App. Als Nächstes gilt es, eine durchdachte Content-Strategie und kreative Inhalte zu entwickeln. Gerne unterstützen wir Unternehmen bei dieser Aufgabe.
